Skip to main content

Redegjørelse om styring og ledelse

Fastsatt av styret i Stiftelsen Norsk Luftambulanse, 28. mars 2017.

Innledning

Formålet med denne redegjørelsen er best mulig ivaretakelse av Stiftelsen Norsk Luftambulanses (SNLAs) formål og kapitalforvaltning, samt å klargjøre hvordan SNLA har innrettet seg vedrørende styring og ledelse av stiftelsen og eierstyring av underliggende selskaper. Videre, er styring og ledelse av underliggende selskaper beskrevet i redegjørelsen der dette er naturlig.

Denne redegjørelsen er utarbeidet med inspirasjon fra, og etter modell av «Norsk anbefaling om eierstyring og selskapsledelse», utgitt 30. oktober 2014 av «Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES)». Anbefalingen finnes i sin helhet på www.nues.no. NUES-anbefalingen passer imidlertid ikke i alle henseende for stiftelser, og redegjørelsen omfatter derfor kun de elementer i NUES-anbefalingen som passer for stiftelser. I tillegg er det sett hen til Stiftelsesforeningens «Anbefaling vedrørende god styring og ledelse i stiftelser».

Utgangspunkt for redegjørelsen

Følgende forhold utgjør et viktig utgangspunkt for redegjørelsen:

Styret i SNLA ser det som en hovedoppgave å arbeide for at stiftelsens formål innfris, og at stiftelsens verdier blir forvaltet på en god måte. Styret er opptatt av å opprettholde riktig balanse i forhold til innfrielse av stiftelsens formål, samt å balansere gruppens innsats i forhold til de ulike interessenters behov og ønsker. For på lang sikt å lykkes i å innfri stiftelsens formål og å forvalte verdiene på en god måte, er SNLA avhengig av at de ulike interessentene har tillit til virksomheten og de tjenester som ytes. God styring og ledelse legger til rette for dette.

1. Prinsipper for styring og ledelse

Styret påser gjennom årlig vurdering av prinsipper og retningslinjer omtalt i dette dokumentet, samt oppfølging av at disse etterleves, at det i stiftelsen utøves god styring og ledelse. Styret påser videre at stiftelseslovens krav til ivaretakelse av formål og kapital etterleves, blant annet gjennom eierstyring av underliggende selskaper, og bidrar gjennom sitt eierskap til at selskapene selv utøver god styring og ledelse.

Styret vil i årsrapporten henvise til dette dokumentet som er tilgjengelig på stiftelsens Internettsider.

Stiftelsen har et klart definert verdigrunnlag, og det er utarbeidet etiske retningslinjer som er tilgjengelige på stiftelsens Internettsider. Selskapenes tillitsvalgte og ansatte er underlagt en rekke bestemmelser i lover og forskrifter så vel som interne retningslinjer. Det vil i løpet av 2017 bli utarbeidet retningslinjer for samfunnsansvar.

2. Virksomhet

SNLAs hovedoppgave er å bidra til at befolkningen skal få riktig hjelp så raskt som mulig ved akutt og livstruende skade utenfor sykehus. I vedtektenes formålsparagraf er det beskrevet at dette skal skje gjennom å:

Overskudd fra stiftelsens virksomhet vil i sin helhet tilføres stiftelsens egenkapital (formålskapital).

Innenfor rammene av vedtektene har stiftelsen utarbeidet mål og strategier for virksomheten, herunder taktiske planer og budsjetter, som tydelig beskriver stiftelsens ideelle karakter, og stiftelsens operative rammer.
Vedtekter for Stiftelsen Norsk Luftambulanse er tilgjengelig på selskapets nettsider. Formål og hovedstrategier fremgår av årsrapporten.

Virksomhet i underliggende selskaper

SNLA eier 100 prosent av aksjene i Norsk Luftambulanse AS og NLA Holding AS.

Norsk Luftambulanse AS (NLA AS) er den største legehelikopteroperatøren innenfor luftambulansetjenesten. I kontrakt med Luftambulansetjenesten HF er NLA AS i 2017 operatør på ni av tolv legehelikopterbaser i Norge, og NLA AS er også eneleverandør av luftambulansetjenester i Danmark. NLA AS ble i 2016 tildelt kontrakten for drift av alle tolv legehelikopterbasene fra 1.juni 2018 i seks år med mulighet for forlengelse i ytterligere fire år.

NLA Holding AS eier helikoptre som leies ut til NLA AS på kommersielle vilkår. Selskapet har ingen ansatte.

I den grad det inngås forretningsmessige avtaler mellom selskapene, er disse basert på vanlige forretningsmessige vilkår og prinsipper i henhold til Aksjelovens § 3-9 om «Konserninterne transaksjoner».

3. Selskapskapital

SNLA arbeider for at det til enhver tid skal være samsvar mellom stiftelsens egenkapital, strategi og risikoprofil.

Selskapskapital i underliggende selskaper

tiftelsen bidrar med tilstrekkelig oppkapitalisering av underliggende selskaper for at selskapene skal kunne drives langsiktig og selvstendig, og selv evner å gjennomføre strategiske investeringsløft. Det legges i denne sammenheng blant annet vekt på at selskapenes kapital ikke svekkes på en måte som kan medføre risiko for at krav gitt i lovgivning eller forpliktelser som følge av kundeavtaler ikke kan oppfylles. Selskapene skal videre ha en arbeidskapital som gjenspeiler virksomhetens risiko.

4. Transaksjoner med nærstående

Styremedlemmer, medlemmer av ledelsen i SNLA samt øvrige ansatte har etter de interne etiske retningslinjene plikt til å melde fra om interessekonflikter. I den grad transaksjoner hvor nevnte personer har personlige interesser skulle bli aktuelle, og ikke er uvesentlige, vil det innhentes uavhengige vurderinger av verdiene. Se for øvrig punkt 10 vedrørende styremedlemmer og eventuelle oppdrag og oppgaver ved siden av styrevervet.

5. Rådsmøtet

Rådsmøtet er både et rådgivende organ som skal føre tilsyn med styrets arbeid og valgorgan for stiftelsen. På det årlige Rådsmøtet velges valgkomité, revisor, styrets leder, nestleder og øvrige styremedlemmer i SNLA, basert på valgkomitéens innstilling (se punkt 6 under). Rådsmøtet avholdes normalt én gang året, men kan i henhold til vedtektene innkalles til ekstraordinært møte etter krav fra 1/3 av regionene eller når tre styremedlemmer krever det.  Ekstraordinært rådsmøte skal behandle de saker som er nevnt i innkallingen og kan for eksempel fjerne styremedlemmer som vesentlig tilsidesetter sine plikter ved utøvelse av vervet, eller som klart viser seg uegnet.

Det årlige Rådsmøtet skal videre behandle og komme med innstilling til styret i følgende saker:

a) Årsberetning
b) Regnskap
c) Budsjett
d) Vedtektsendringer
e) Innkomne forslag

På det årlige Rådsmøtet møter delegater fra SNLAs fem regioner. Delegatene velges på det årlige regionrådsmøtet som avholdes i hver region, jfr. «Retningslinjer for regionene i Stiftelsen Norsk Luftambulanse».

Følgende prinsipper og praksis gjelder for avholdelse av rådsmøter i SNLA:

6. Valgkomité

Rådsmøtet velger valgkomitéens leder og medlemmer, og fastsetter valgkomitéens godtgjørelse. Valgkomiteen ufører sitt arbeid i henhold til «Retningslinjer for valgkomitéen i Stiftelsen Norsk Luftambulanse».

Valgkomiteen består i henhold til stiftelsens vedtekter av tre medlemmer som ikke samtidig kan sitte i styret. Medlemmene velges for tre år av gangen, dog slik at et medlem trer ut hvert år. Leder blir personlig valgt av rådsmøtet for ett år av gangen, men følger ellers sin opprinnelige valgperiode i valgkomitéen. Et medlem kan sitte i valgkomitéen i maksimalt to perioder, det vil si seks år.
Generalsekretær eller andre ansatte kan ikke være medlem av valgkomitéen.

Valgkomitéen har kontakt med regionrådene, styremedlemmer og generalsekretær i stiftelsen i arbeidet med å foreslå kandidater til styret.

Valgkomitéen skal videre forholde seg til:

En beslutning i valgkomiteen krever at et flertall har stemt for.

Valgkomiteen skal være representert på rådsmøtet for å redegjøre for sin innstilling og for å svare på spørsmål.

Valgkomiteens sammensetning samt kontaktinformasjon til valgkomiteens leder fremgår av stiftelsens hjemmesider.

Valgkomité for underliggende selskaper

For underliggende selskaper av SNLA, fungerer generalsekretær som valgkomité. På bakgrunn av innstilling fra generalsekretær (valgkomitéen) hvor blant annet styrets kompetanseprofil dokumenteres, godkjenner styret i SNLA styresammensetningen. Styrevalget gjennomføres deretter ved at generalsekretær, på vegne av SNLA-styret, velger styreleder og styremedlemmer på generalforsamlingen i det underliggende selskap.

7. Styrets sammensetning og uavhengighet

Styret i SNLA skal etter vedtektene bestå av mellom 7 og 10 medlemmer. To styremedlemmer (med personlige varamedlemmer) velges av og blant de ansatte. De øvrige styremedlemmene velges av rådsmøtet. Styremedlemmenes funksjonstid er to år med mulighet for gjenvalg. Styrets leder og nestleder velges av rådsmøtet.

En oversikt over styrets medlemmer er lagt ut på stiftelsens nettsider. Jfr. punkt 8 foretas årlig en grundig egenvurdering av styret, for å sikre at det samlet har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å utføre sine oppgaver på en tilfredsstillende måte.

Styret vurderer løpende de ulike styremedlemmers habilitet. Dette skaper oppmerksomhet og bidrar til bevisstgjøring rundt disse forholdene, og det sikrer at styremedlemmer ikke deltar i behandlingen av saker hvor de har økonomiske eller andre særinteresser for seg selv eller foretak de er tilknyttet. Det er, med unntak av representanter valgt av og blant de ansatte, ingen avhengighetsforhold mellom stiftelsens styre og administrasjonen. Ledende ansatte er ikke medlem av styret. Ved behandling av saker av vesentlig karakter hvor styreleder selv er eller har vært aktivt engasjert, leder et annet styremedlem diskusjonen.

Fra og med årsrapporten for 2015, opplyser stiftelsen om det enkelte styremedlems deltakelse i styremøter i årsrapporten.

8. Styrets arbeid

Hensikten med en stiftelse er å oppfylle et bestemt formål, og styret i stiftelser har ansvar for å utøve eierrollen slik at formålet ivaretas samt at stiftelsens kapital, herunder de verdier underliggende selskap representerer, forvaltes på en forsvarlig måte. Stiftelsens vedtektsfestede formål fungerer som en instruks og begrensing for de beslutninger styret kan treffe, og utgjør dermed rammen for hvilken strategi som kan legges. Styret i stiftelsen skal til enhver tid ha et bevisst forhold til formålets nærmere innhold, og jevnlig diskutere hvilken virksomhet og aktivitet som vil ivareta formålet på en god måte. For å sikre at strategien reflekterer stiftelsens formål, er denne gjenstand for årlige diskusjoner i styret.

Styrets arbeid baseres på en egen styreinstruks. Styreinstruksen fastsetter retningslinjer som skal gjelde for styrets arbeid og saksbehandling, generalsekretærs viktigste arbeidsoppgaver og plikter overfor styret og styrets myndighet og kompetanse i overensstemmelse med gjeldende rett. Instruks for generalsekretær angir vedkommende sine roller og oppgaver, ansvar og myndighet.

Styrets videre arbeid i denne sammenheng inkluderer:

Administrasjonen i stiftelsen utarbeider følgende faste orienteringer:

Styret har etablert følgende utvalg som, med unntak av kompensasjonsutvalgets behandling av lønnsytelser til generalsekretær og rådgivning overfor administrasjonen, har som rolle å være rådgivende arbeidsutvalg for styret og diskusjonspartner for administrasjonen:

Styreutvalgenes formål og mandat er beskrevet i «Instruks for styreutvalg». Utvalgenes sammensetning fremgår i tilknytning til presentasjon av styret på stiftelsens internettsider.
Styret gjennomfører jevnlig en vurdering av sitt eget arbeid. Årlig foretas en grundig evaluering av eget arbeid og egen kompetanse i forhold til stiftelsens behov, den valgte arbeidsform samt generalsekretærs arbeid og forhold til styret. Resultatet av vurderingene benyttes til egenutvikling av styret og generalsekretær.

Styrearbeid i underliggende selskaper

Styrets arbeid i underliggende selskaper baseres på egne styreinstrukser. Styreinstruksene fastsetter retningslinjer som skal gjelde for styrets arbeid og saksbehandling.

Instrukser for daglige ledere av datterselskapene vedtatt av de respektive selskapenes styrer, angir vedkommende sine roller og oppgaver, ansvar og myndighet.

Administrasjonen i datterselskaper utarbeider følgende faste orienteringer:

9. Risikostyring og internkontroll

Styret i SNLA startet i 2015 innfasing av et forbedret system for risikostyring og internkontroll. Krav til metodikk, dokumentasjon og rapportering av ulike aktiviteter, er sentrale elementer i dette. Risikostyrings- og internkontrollarbeidet i stiftelsen er basert på gjennomføring av risikovurderinger på alle vesentlige områder, utarbeidelse av tiltaksplaner for avdekkede risikoområder, samt rapporteringsrutiner gjennom organisasjonen til styret.

Rapporteringen vil også omfatte forhold knyttet til etiske retningslinjer. Etter at retningslinjer for samfunnsansvar er utformet (jfr. punkt 1), vil rapporteringen også omfatte dette.

Generalsekretær utarbeider en rapport som inkluderer både stiftelsen og datterselskaper, og som årlig fremlegges for styret i stiftelsen.

Generalsekretær mottar halvårlig status på risikoreduserende tiltak i datterselskapene. Generalsekretær rapporterer status for stiftelsen og datterselskapene videre til styret i stiftelsen.

Internkontrollarbeidet nevnt ovenfor omfatter også den finansielle rapporteringen. Det foretas årlige risikovurderinger for å avdekke potensielle feilkilder for den finansielle rapporteringen. Uakseptabel restrisiko søkes redusert ved tiltak som følges opp og rapporteres på.

Kontrollmiljøet omfatter blant annet «Oversikt over fullmakter» for inngåelse av avtaler, anskaffelser, attestasjoner og utbetalinger og rapporteringslinjer i forbindelse med delegasjon av myndighet. Klart definerte regnskapsprinsipper, kompetente medarbeidere og god arbeids- og ansvarsdeling er også en del av kontrollmiljøet.

Kontrollaktiviteter omfatter en rekke aktiviteter som skal bidra til fullstendighet, nøyaktighet og gyldighet.

Bruk av Dokumentsenter og Intranett bidrar til god dokumenthåndtering og samhandling, god intern informasjonsflyt og at styrende dokumenter, kravdokumenter, finansiell informasjon mv. er lett tilgjengelig for ansatte. Daglig ledelse og styre mottar månedlig finansiell rapportering. Pressedekning om luftambulanseområdet overvåkes både ved offentlig tilgjengelig informasjon og ved hjelp av tilgang til databaser med spesialisert og bearbeidet informasjon.

Risikostyring og internkontroll i underliggende selskaper

Daglig leder i det enkelte datterselskap orienterer årlig om status i risikostyringen og den interne kontroll. Orienteringen gis til styret i datterselskapet og til generalsekretær i stiftelsen.

Styrene i datterselskapene og generalsekretær mottar videre halvårlig status på risikoreduserende tiltak i datterselskapene. Generalsekretær rapporterer status for stiftelsen og datterselskapene videre til styret i stiftelsen.

10. Godtgjørelse til styret

Styremedlemmenes godtgjørelse fastsettes av rådsmøtet på bakgrunn av forslag fra styret. Rådsmøtet skal i denne sammenheng påse at godtgjørelsen står i rimelig forhold til det arbeid og ansvar som følger med vervet.

SNLA har utarbeidet følgende «Retningslinjer for godtgjørelse av styremedlemmer»:

«På bakgrunn av at valg av styremedlemmer tilligger rådsmøtet, fastsettes styremedlemmenes godtgjørelse også av rådsmøtet.

I forbindelse med saksforberedelsene til rådsmøtet fremmer styret forslag til størrelsen på godtgjørelsen. Godtgjørelsen fastsettes på etterskudd for året som har gått (fra forrige rådsmøte til dette).

Godtgjørelsen til styremedlemmene skal stå i et rimelig forhold til det arbeid og ansvar som følger med vervet.

Det er lik godtgjørelse til samtlige ordinære styremedlemmer. Styrets leder og nestleder godtgjøres særskilt. Varamedlemmer godtgjøres med et fast beløp per møte man deltar i.

Styrehonoraret er ikke resultatavhengig og består av et fast beløp.

Styret har etablert ulike styreutvalg og styremedlemmer som deltar i et av utvalgene godtgjøres med en tilleggs-godtgjørelse per møte. Rådsmøtet vedtar årlig en ramme for godtgjørelse av styremedlemmenes deltagelse i styreutvalgene for det kommende året».

Styremedlemmer, eller selskaper de er tilknyttet, skal som hovedprinsipp ikke påta seg oppdrag eller oppgaver for selskapet i tillegg til styrevervet. Dersom dette likevel vurderes som nødvendig, skal oppdraget eller oppgaven som skal utføres på forhånd være godkjent av styret, og være nedfelt i en skriftlig avtale hvor oppgaven eller oppdragets omfang, varighet og betaling fastsettes. Avtalen skal inngås på forretningsmessige vilkår hva gjelder betaling og øvrige forhold.

Godtgjørelse til styrets leder og øvrige styremedlemmer i stiftelsen vil fra og med årsrapporten for 2015 bli spesifisert i årsrapporten.

Godtgjørelse til styret i underliggende selskaper

Styremedlemmenes godtgjørelse skal stå i rimelig forhold til det arbeid og ansvar som følger med vervet, og fastsettes av stiftelsen på selskapenes generalforsamlinger.

Styremedlemmer, eller selskaper de er tilknyttet, skal som hovedprinsipp ikke påta seg oppdrag eller oppgaver for selskapet i tillegg til styrevervet. Dersom dette likevel vurderes som nødvendig, skal oppdraget eller oppgaven som skal utføres på forhånd være godkjent av styret, og være nedfelt i en skriftlig avtale hvor oppgaven eller oppdragets omfang, varighet og betaling fastsettes. Avtalen skal inngås på forretningsmessige vilkår hva gjelder betaling og øvrige forhold.

11. Godtgjørelse til ledende ansatte

Styret i SNLA har utarbeidet retningslinjer for godtgjørelse til ledende ansatte. Retningslinjene innebærer at godtgjørelsen fastsettes på individuell basis og på grunnlag av leveranser, kompetanse og bakgrunn. Lønnsfastsettelsen for ledende ansatte skal følge de samme prinsipper som gjelder for øvrige ansatte hva gjelder årlige rammer for lønnsregulering og reguleringstidspunkt. Generalsekretærens godtgjørelse behandles i styremøte. Lønnsregulering for øvrige ledende ansatte fastsettes av generalsekretær i stiftelsen og administrerende direktør i det enkelte selskap.

12. Informasjon om økonomi, styring og ledelse

SNLA offentliggjør årsrapporter og informasjon om stiftelsens styring og ledelse (inkludert dette dokumentet) på selskapets hjemmeside, og søker å behandle alle interessenter så åpent og likt som mulig med tanke på informasjon om dette. Informasjon om stiftelsens aktiviteter legges løpende ut på Internett sosiale medier som Facebook, og publiseres gjennom Magasin.

13. Finansiell revisjon

Stiftelsen og datterselskapene har gjennomgående revisor. Revisor utarbeider årlig en revisjonsplan for finansiell revisjon for gruppen som presenteres for styret. Revisor presenterer revisjonsresultatet for styret i forbindelse med årsregnskapsrevisjonen det enkelte år. I dette inngår også en vurdering av gruppens internkontrollmiljø, herunder identifiserte svakheter og forslag til forbedringer. Revisor presenterer konklusjonene i styremøte.

Styret har minst ett møte pr. år med revisor uten at generalsekretær eller andre fra den daglige ledelse er til stede.

Revisor deltar på styremøtet hvor årsregnskapet vedtas. Ved behandling av revisors godtgjørelse gis det en redegjørelse for hvordan denne fordeles på lovpålagt revisjon og andre oppdrag.

Revisjonsoppdraget legges ut på anbud med jevne mellomrom.